CONTRAT DE SERVICES (B2B)

(Version février 2026)

ENTRE :

Capto Finance inc., société par actions dûment constituée et régie selon les lois du Québec, ayant son siège social au 5455, 4700, boulevard Wilfrid-Hamel, Québec (Québec) G1P 2J9

[Raison sociale complète du Client], personne morale dûment constituée, ayant son siège social au XXXXXX, ci‑après « le Client » ;

Capto et le Client sont collectivement appelés les « Parties » et individuellement une « Partie ».

PRÉAMBULE

A. Capto fournit des services de tenue de livres, de gestion de paie, de gestion des taxes, de conciliation bancaire, de production de rapports financiers de gestion et d’implantation de solutions logicielles comptables, au moyen d’outils cloud et d’une approche forfaitaire.

B. Le Client souhaite retenir les services de Capto afin de soutenir sa croissance et d’assurer la rigueur de ses processus financiers internes.

C. Les Parties désirent consigner par écrit les modalités juridiques, opérationnelles et financières régissant leur relation d’affaires.

EN CONSÉQUENCE, les Parties conviennent des clauses suivantes :

1. DÉFINITIONS

Les termes en majuscules ont le sens qui leur est attribué aux présentes ou, à défaut, dans les Annexes.

« Services » : les prestations énumérées au Formulaire d’ouverture de compte et décrites à l’Annexe A.
« Sous‑traitants / Outils » : solutions cloud ou partenaires listés à l’Annexe E, ou tout autre outil raisonnablement sélectionné par Capto.
« Palier » : niveau tarifaire basé sur le volume de transactions et la complexité, tel que précisé à l’Annexe B.
« Formulaire d’ouverture de compte » : document ou page‑tarifs signée détaillant les Services retenus, le Palier applicable, les honoraires, la durée initiale et les renseignements de facturation.
« Renseignements personnels » : toute information concernant une personne identifiable au sens des lois applicables (Loi 25, LPRPDE).

2. PORTÉE DES SERVICES

2.1 Tenue de livres. Saisie et classification des transactions, conciliations bancaires et cartes de crédit, écritures de régularisation de fin de période, et préparation d’états financiers de gestion (non audités) destinés à l’usage interne. Aucune mission d’audit, d’examen ou de compilation n’est fournie au sens des normes professionnelles des CPA, sauf entente écrite distincte.

2.2 Paie – Orchestration. Capto agit comme facilitateur de paie : collecte des heures et variables transmises par vous, paramétrage et traitement via un outil tiers, remises gouvernementales (basées sur vos informations), production des sommaires/RL-1/T4, ROE et support de premier niveau. Vous demeurez l’employeur légal et responsable de la conformité en matière d’emploi (CNESST, CCQ le cas échéant, politiques internes, approbation des heures).

2.3 Taxes (TPS/TVQ). Inscription/paramétrage (si mandaté), calculs et déclarations périodiques basés sur les données que vous fournissez et sur les informations disponibles dans vos systèmes. Vous restez responsable de l’exactitude des données source et du respect des échéanciers fiscaux.

2.4 Rapports financiers. Rapports de gestion périodiques (tableaux, KPI, budgets) convenus au Formulaire d’ouverture de compte. Ces rapports ne constituent pas des états financiers vérifiés ni une opinion professionnelle destinée à des tiers.

2.5 Implantation logicielle. Sélection, configuration initiale, migration de données raisonnable et formation de base. La propriété des licences et les coûts des logiciels sont refacturés au coût au Client, sauf indication contraire.

2.6 Hors portée. Conseils fiscaux avancés, déclarations d’impôt des sociétés/T1, opinions juridiques, certification, vérification ou examen, audit interne, tenue de minute books, représentation devant les autorités, planification de rémunération complexe (sauf mandat additionnel). Toute demande hors portée fait l’objet d’un Formulaire d’ouverture de compte additionnel ou d’une tarification horaire (Annexe B).

3. OBLIGATIONS DU CLIENT

3.1 Exactitude et complétude. Vous vous engagez à fournir, dans les délais convenus, des informations exactes, complètes et vérifiables (factures, relevés bancaires, feuilles de temps, contrats, taux, codes de paie, etc.).

3.2 Accès. Vous fournissez à Capto les accès requis (banques, cartes, passerelles de paiement, systèmes comptables, plateformes e‑commerce, paie). Vous maintenez les autorisations bancaires nécessaires aux conciliations et téléchargements.

3.3 Délais critiques (paie). Les heures approuvées, nouvelles embauches, départs, retenues et changements doivent être transmis au plus tard J‑2 ouvrables avant l’exécution de la paie. Tout envoi tardif peut entraîner des frais additionnels ou un décalage de traitement.

3.4 Conformité. Vous demeurez responsable des obligations légales liées à votre entreprise (impôts, taxes, normes du travail, santé-sécurité, conventions collectives – p. ex. CCQ), à moins d’un mandat écrit confiant explicitement la représentation à Capto.

3.5 Validation. Vous validez les brouillons de paie et rapports avant envoi. L’absence de réponse dans le délai convenu vaut acceptation et autorise le traitement.

4. HONORAIRES, DÉBOURS ET MODALITÉS DE FACTURATION

4.1 Structure. Les honoraires de tenue de livres sont établis par Palier (volume + complexité). Les frais de paie comprennent : (i) logiciel refacturé au coût (ligne distincte), et (ii) frais d’orchestration Capto (forfait mensuel et/ou par cycle et par employé). Les montants sont précisés au Formulaire d’ouverture de compte.

4.2 Révision de Palier. Un examen a lieu à J+60 puis trimestriellement. Si le volume réel dépasse ou sous-performe le Palier de ±20 % sur deux mois consécutifs, Capto pourra ajuster le Palier pour le mois suivant, avec avis écrit.

4.3 Extras. Services hors portée (p. ex. nettoyage historique, intégrations temps avancées, demandes urgentes, assistance vérification fiscale) sont facturés au taux horaire indiqué à l’Annexe B ou selon devis.

4.4 Indexation. Capto peut ajuster les tarifs annuellement (max. 5 % ou IPC Québec + 2 %, le moindre), avec préavis de 30 jours.

4.5 Facturation et paiement. Facturation mensuelle à l’avance par virement bancaire. Paiement dû à réception (ou net 10 jours). Les montants du logiciel sont sous la responsabilité du client. Celui-ci doit maintenir une licence active tout au long de la relation d’affaire avec Capto.

4.6 Retards. Intérêt de 1,5 % par mois (18 %/an) sur les soldes en souffrance. Capto peut suspendre les Services en cas de défaut de paiement > 15 jours après avis.

4.7 Taxes de vente. Les honoraires sont assujettis à la TPS/TVQ.

5. CONFIDENTIALITÉ, VIE PRIVÉE ET SÉCURITÉ

5.1 Confidentialité. Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des Informations confidentielles reçues et à les utiliser uniquement aux fins des Services.

5.2 Renseignements personnels – Loi 25. Capto traite les Renseignements personnels en qualité de fournisseur (mandataire) selon vos instructions. Capto met en place des mesures de sécurité raisonnables (contrôles d’accès, chiffrement lorsque possible, sauvegardes périodiques). Capto vous avisera d’un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, dans les meilleurs délais, et collaborera à toute notification réglementaire requise.

5.3 Sous-traitants. Capto peut recourir à des Sous-traitants/Outils (Annexe E) pour livrer les Services; Capto demeure responsable contractuellement de leur conformité envers vous.

5.4 Localisation et transferts. Certains outils peuvent héberger des données hors Québec/Canada. En acceptant ces Conditions, vous consentez à ces transferts dans la mesure nécessaire à la prestation des Services.

5.5 Conservation & restitution. Sauf directive contraire, Capto conserve les dossiers de travail pour une durée raisonnable (p. ex. 7 ans). Sur demande écrite, Capto restitue les données qui vous appartiennent dans un format raisonnable; des frais peuvent s’appliquer pour des extractions complexes.

6. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

6.1 Vos données. Les données, documents et fichiers fournis par vous demeurent votre propriété.

6.2 Outils et livrables. Modèles, playbooks, scripts, automatismes, connecteurs et configurations développés par Capto restent la propriété de Capto; une licence d’usage limitée vous est accordée pour la durée du contrat.

7. DÉCLARATIONS, LIMITES ET INDEMNISATION

7.1 Aucune certification. Les rapports et états produits par Capto sont à usage interne et ne constituent pas des états financiers audités/examinés/compilés, ni une opinion professionnelle destinée à des tiers.

7.2 Base d’information. Capto s’appuie sur les informations et documents fournis par vous et par vos systèmes. Vous reconnaissez que vous demeurez responsable de leur exactitude, intégralité et opportunité.

7.3 Limitation de responsabilité. Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Capto découlant des Services est limitée au plus élevé de (i) les honoraires payés pour les Services au cours des 6 derniers mois, ou (ii) 5 000 $. Capto ne sera pas responsable des pertes de profits, d’opportunités ou des dommages indirects, spéciaux, punitifs ou consécutifs.

7.4 Indemnisation. Vous indemniserez et défendrez Capto contre toute réclamation liée à (a) vos données inexactes ou tardives, (b) votre non‑respect des lois applicables (fiscales, travail, confidentialité), (c) toute instruction ou approbation fournie par vous.

8. DURÉE, RÉSILIATION ET SUSPENSION

8.1 Durée. La durée initiale est indiquée au Formulaire d’ouverture de compte (p. ex. 12 mois), puis renouvellement mensuel tacite.

8.2 Résiliation pour convenance. Chaque partie peut résilier sans motif avec un préavis écrit de 30 jours. Les frais non remboursables engagés auprès des fournisseurs tiers demeurent à votre charge.

8.3 Résiliation pour défaut. En cas de manquement substantiel non corrigé dans les 10 jours suivant avis, la partie non fautive peut résilier. Les montants échus deviennent immédiatement payables.

8.4 Suspension. Capto peut suspendre tout ou partie des Services en cas de (i) défaut de paiement, (ii) risque sérieux pour la sécurité des données, (iii) instructions manifestement contraires aux lois.

NON‑SOLLICITATION ET NON‑CONTOURNEMENT

Pendant la durée des Services et pour 12 mois après leur fin, vous vous engagez à ne pas solliciter ni embaucher directement un employé clé de Capto impliqué dans votre dossier, sans consentement écrit. En cas de contravention, des dommages liquidés équivalant à 6 mois de la rémunération annuelle de la personne concernée seront payables.

Non-contournement. Pendant la durée des Services et durant 12 mois suivant leur fin, le Client s’engage à ne pas contourner Capto pour contracter directement avec un sous‑traitant, consultant ou fournisseur utilisé par Capto pour fournir des Services substantiellement similaires au présent mandat, sauf consentement écrit préalable. En cas de contravention, des dommages liquidés équivalant à 3 mois d’honoraires moyens seront payables.

10. LOIS APPLICABLES, RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS ET LANGUE

10.1 Lois applicables. Les Conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales applicables.

10.2 Lieu. Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents du district judiciaire de Montréal (Québec), sous réserve d’une médiation préalable.

10.3 Médiation. Les parties tenteront d’abord de résoudre tout différend par médiation confidentielle (plateforme ou médiateur convenu) avant d’intenter des procédures.

10.4 Langue. Les parties conviennent que ces Conditions sont rédigées en français. Une version anglaise peut être fournie à titre informatif.

11. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

11.1 Indépendance. Capto est un fournisseur indépendant; aucune relation d’emploi, de société ou d’agence (sauf mandats limités) n’est créée entre les parties.

11.2 Cession. Vous ne pouvez céder le contrat sans le consentement écrit de Capto (consentement non déraisonnablement refusé). Capto peut céder à une société affiliée ou dans le cadre d’une réorganisation.

11.3 Force majeure. Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement hors de son contrôle raisonnable (p. ex. panne cloud généralisée, cyber‑incident, catastrophe, conflit de travail affectant un fournisseur, etc.).

11.4 Avis. Tout avis sera donné par écrit à l’adresse courriel de notification indiquée au Formulaire d’ouverture de compte et réputé reçu à la première des occurrences : accusé de lecture, réponse ou 2 jours ouvrables après l’envoi.

11.5 Intégralité. Les Conditions, le Formulaire d’ouverture de compte et ses Annexes constituent l’entente entière et remplacent toute entente antérieure sur le même sujet.

11.6 Divisibilité. L’invalidité d’une clause n’affecte pas la validité des autres.

11.7 Signature. Les signatures électroniques et la conclusion par clic sont reconnues et produisent les mêmes effets qu’un original.

ANNEXE A — DESCRIPTION DES SERVICES (sélectionner)

Tenue de livres à distance (mensuelle)
Gestion de la paie – orchestration
Gestion des taxes (TPS/TVQ)
Rapports financiers de gestion (mensuel / trimestriel)
Conciliation bancaire additionnelle (comptes multiples)
Implantation logicielle (Zoho Books / QuickBooks / Acomba GO)

Livrables types : rapprochements bancaires, grands livres, balance de vérification, états de résultats et bilan de gestion, rapports de paie et sommaires, déclarations de TPS/TVQ (si mandatées), guides d’utilisation des outils, journal des écritures de régularisation.

ANNEXE B — TARIFICATION & PALIERS

Tarification & Paliers — Tenue de livres

(Les tarifs affichés sont fournis à titre indicatif. Une offre de service personnalisée, établie par un conseiller de Capto Finance selon vos besoins réels, constituera la tarification officielle.)

Essentiel

0 à 100 transactions – 250 $/mois

Tenue de livres de base
Taux horaire : 75 $/h

Croissance

101 à 250 transactions – 400 $/mois

Tenue de livres
Suivi des comptes clients/fournisseurs
Taux horaire : 75 $/h

Avancé

251 à 400 transactions – 550 $/mois

Tenue de livres complète
Saisie avancée
Taux horaire : 75 $/h

Intensif

401 à 500+ transactions

Sur devis

Analyse périodique
Gestion fiscale
Taux horaire : 75 $/h

Coefficients de complexité

Chaque facteur ci-dessous ajoute l’équivalent d’un palier :

Paie active (≥ 1 employé)
E-commerce ou inventaire
Multi-devises ou sociétés liées
3+ comptes bancaires ou cartes

Gestion de la paie

Forfait de base : 150 $/mois
+5 $/employé/mois
Paie exceptionnelle ou rétroactive : 25 $
Cas complexes : 15 $
Intégration des feuilles de temps : 15 $/mois

Services complémentaires

Gestion des taxes : 150 $/trimestre
Consultation comptable : 250 $
Rapports financiers : 175 $/mois ou trimestre

Conciliation bancaire (hebdomadaire) : 125 $/mois
Conciliation bancaire (quotidienne) : 200 $/mois

Packs combinés

Pack Supérieur

Consultation comptable + rapport financier – 375 $/mois Économie de 50 $

Pack Supérieur + Paie

Consultation comptable + rapport financier + paie – 525 $/mois

Économie de 50 $ + 10 % de rabais si combiné à un forfait de transactions

Révision des paliers tous les 60 jours. Une variation de ± 20 % du volume peut ajuster le forfait.

ANNEXE C — DÉLAIS & NIVEAUX DE SERVICE (SLA)

Tenue mensuelle : traitement dans les 10 jours ouvrables suivant la réception des relevés complets.
Déclarations TPS/TVQ : dépôt au plus tard 5 jours ouvrables avant la date d’échéance, sous réserve de la réception des données.
Paie : traitements le jour J, si la totalité des informations approuvées est reçue J‑2 ouvrables.
Support : réponse initiale sous 1 jour ouvrable; résolution cible selon priorité.
Urgences/express : un supplément peut être applicable

ANNEXE D — PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (Loi 25)

Rôles : vous = responsable du traitement; Capto = fournisseur/messaging.
Finalités : prestation des Services convenus.
Mesures : contrôles d’accès, MFA lorsque possible, chiffrement en transit, sauvegardes périodiques, journalisation.
Incidents : avis prompt si risque de préjudice sérieux; tenue d’un registre des incidents.
Demandes d’accès/correction : Capto vous assiste raisonnablement.
Sous-traitants : liste indicative (Annexe E); obligations de confidentialité équivalentes.
Conservation : par défaut 7 ans; à l’issue, suppression ou anonymisation raisonnable, sauf obligation légale contraire.
Transferts hors Québec/Canada : consentement obtenu par ces Conditions; évaluation des risques raisonnable pour les fournisseurs clés.

ANNEXE E — SOUS‑TRAITANTS ET OUTILS (indicatif)

Comptabilité : Zoho Books, QuickBooks, Acomba GO
Collecte pièces : Workdrive ou Google Drive partagé
Paie : Employer D (Desjardins), Nethris, Wagepoint, ADP
Paiements/ventes : Stripe, Square, Shopify, Amazon Seller
Communication & stockage : Google Workspace / Zoho WorkDrive
Authentification : 1Password/Zoho Vault (gestion interne)

Capto peut mettre à jour cette liste au fil du temps. Toute substitution matérielle de fournisseur critique vous sera communiquée.

ANNEXE F — ANNULATION, TRANSITION & FIN D’ENGAGEMENT

Préavis : 30 jours.
Transition : Capto coopère raisonnablement (copie des derniers fichiers, export des données disponibles).
Frais de sortie : temps raisonnable de préparation/transfert facturé au tarif horaire.
Arriérés : tout solde doit être acquitté avant la remise finale des livrables.

ANNEXE G — AUTORISATIONS

En signant, le Client autorise Capto à :

(a) agir comme utilisateur/administrateur dans les systèmes pertinents;

(b) télécharger les relevés et écritures nécessaires;

(d) correspondre avec les fournisseurs (banques, Desjardins/Nethris/ADP) pour des fins de support technique et d’intégration.

ANNEXE H — DÉCLARATIONS DU CLIENT

Vous déclarez que :

vous êtes dûment constitué et autorisé à conclure ce contrat;
vous n’êtes pas assujetti à des sanctions ou restrictions vous interdisant l’usage des outils nécessaires;
vous avez mis en place des contrôles internes raisonnables (approbation des paiements, séparation des tâches, etc.).

CONDITIONS DE SERVICE (B2B)